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专业人员和主管人员，应依据收到的信息作出快速反映，从而决定管理行动。
4．项目信息管理系统的建立
·建立项目信息管理系统的目的
项目信息管理系统能及时、准确地提供施工管理所需要的信息，完整地保存历史信息以预测未来，为项目经理提供决策的依据，还能发挥电子计算机的管理作用，以实现数据共享、综合应用’。
·建立项目信息管理系统的必要条件
首先，应建立科学的项目管理组织体系。
要有完善的规章制度，采用科学有效的管理方法；要有完善的经济核算基础，提供准确而完整的原始数据，使管理工作程序化，报表文件统一化。
而完整的、经编号的数据资料，可以方便地输入电子计算机，从而建立有效的信息管理系统，并为有效地利用信息创造条件。
其次，要有创新精神和足够的信心。
这是因为，建立项目管理信息系统，涉及到许多复杂问题，会遇到许多困难，要投入大量的人力和时间，还要改变许多不合理的管理习惯，如果没有创新精神和坚定的信心，就会半途而废。
所以，项目经理应高度重视这项工作并给予物质、资金、人力和时间等方面的支持，疏通各种关系，协调各个环节，使这项系统工程顺利完成。
在使用中要加强领导，不断完善现有的管理信息系统。
再次，要有使用电子计算机的条件，既要配备机器，也要配备硬、软件人员，以使项目管理信息系统能在电子计算机上运行。
没有电子计算机是不可能建立现代的项目管理信息系统的，也不可能实现信息管理工作的科学化和高效化。
·项目管理信息系统的设计开发
设计开发项目管理信息系统的工作应包括以下3个方面：
①系统分析
通过系统分析，可以确定项目管理信息系统的目标，掌握整个系统的内容。
首先要调查建立项目管理信息系统的可行性，即对项目系统的现状进行调查。
有哪些部门，每个部门有哪些信息需求，产生哪些资料数据，并据此列出目录，研究建立项目管理信息系统所需要的资金、资源、技术和时间，确定如何分阶段实现该系统。
其次，调查系统的信息量和信息流，确定各部门要保存的文件、输出的数据格式；分析用户的需求，确定纳入管理信息系统的哪些内容可以由电子计算机处理，哪些要由人工计算，绘制信息系统的数据流程图。
再次，确定对电子计算机硬件和软件的要求，然后选优方案，同时还需注意未来数据量的扩展余地。
②系统设计
利用系统分析的结果进行系统设计，建立系统流程图，提出程序的详细技术资料，为程序设计作准备。
系统设计分两阶段进行：先进行概要设计，包括输入、输出文件格式的设计、代码设计、信息分类、子系统模块和文件设计，确定流程图，指出方案的优缺点，判断方案是否可行，并提出方案所需要的物质条件；然后进行详细设计，将前一阶段成果具体化，包括输入、输出格式的详细设计，流程图的详细设计，程序说明书的编写等。
③系统实施
系统实施的内容包括程序设计与调试，系统转换，运行和维护，项目管理，系统评价。
第一，程序设计
先根据系统设计明确程序设计的要求，如使用何种语言、文件组织，数据处理等；然后绘制程序框图；再编写程序，并写出操作说明书。
第二，程序调试和系统调试
程序调试是对单个程序进行语法和逻辑检查，目的是消除程序的错误。
系统调试分两步进行。
首先对各模块进行调试，确保其正确性；再进行总调试，即将主程序和功能模块联结起来调试，检查系统是否存在逻辑错误和缺陷。
第三，系统评价
为了检查系统运行结果是否达到系统设计提出的目标，需要进行系统管理效果评价，包括对工作效率、管理和业务质量、工作精确度、信息完整性和正确性等方面的评价；还要对系统的经济性进行评价，包括系统的一次性投资额、经营费用、机时成本和生产费用的节约额等。
第四，系统维护
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