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向供应商定购的设备图纸和技术资料量是很大的。
这些图纸要送给承包商和投资者审阅，同样存在分发传递的问题。
信息人员也应按照程序，进行分发。
·通过通讯方式传递信息
即通过信函、电话、电报、传真等方式进行项目信息的传递。
对于发往外地的文件，必须经过调查，明确规定发送的方法，是航空，还是平信？特别是寄往国外的信息这一点更为重要，否则，就有可能耽误时间。
·会议方式进行信息传递
会议方式是项目信息传递的重要方式，包括关键会议、例会、特别会议。
合同开始履行后，必须在关键时刻召开关键会议（如图4-6）。
在工作开始会议上，发给与会者一份项目计划和信息控制说明。
这次会议的目的是让大家知道这个项目已经开始，明确这个阶段的任务是技术工程工作。
如建一个化肥厂，在这一阶段只要写出化学方程式，只关心化学上的反应，而不去考虑需要多大的容器和多粗的管道。
这项工作完成后，把资料收集全，就可以开工艺交班会。
会上要介绍第一阶段所进行的技术工作，征求大家的意见。
然后，布置下一阶段的分析工程工作，即要确定需要多大的容器，以及多长多粗的管道，并决定生产流程和设备的布置。
这项工作完成后，召开生产设计会议，总结前阶段的工作，并安排生产设计工作，如确定基础设备的大小，计算钢结构的尺寸，确定反应器，容器的内部构造等等，并画出图纸。
施工阶段，不必等生产设计工作结束，可以交叉进行。
但在施工之前，必须召开施工会议。
如果订购的设备及时送到工地，施工用图纸已经完成，就可确定开工日期。
除以上关键会议以外，在项目执行过程中，必须每个月召开一次例会，参加人员包括：公司的总工程师、项目经理、采购经理、施工经理等。
会上，各负责人应汇报工作进展情况，通过例会可以发现和解决一些问题。
还有一些特别会议，不是定期召开的，而是有必要时随时召集。
比如要定购大型设备，出现重大事故等都要召开这类会议。
3．项目信息归档与利用
对于收集到的资料数据，首先要经过鉴别、分析、汇总、归类，作出推测、判断、演绎。
这是一个逻辑判断推理的过程。
因此，必须做好会计核算、统计核算和经济活动分析等工作，这可借助于计算机进行。
然后，要把有价值的原始资料及加工整理的信息积累起来，以备查阅。
手工管理的信息可用“档案”
法存储。
在现代应尽量采用电子计算机数据库或其他缩微系统，以节省存储时间和空间。
不论存入档案库的资料还是存人计算机的信息，事前都必须做好分类编目，其目的在于方便查找和提取。
因此，要建立健全的检索系统，即使报表、文件、资料、人事和技术档案保存完好，又要方便检索。
项目信息管理的最终目的还是要使信息充分发挥作用。
这就要求信息传递过程中尽量避免信息的失真和损耗；还要求信息的接收者分类对待各种信息：有些是要及时传送出去，有些是只收不发；有些是必用的信息，有些是参考信息。
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