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Part5 惜时如金 把每分每秒用在刀刃上(第11页)

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女职员听后,觉得老武说得很有道理,就按照他说的去做了。

如果其他管理者也能像武经理这样,在工作中注意以下细节,就能够有效防止下属打扰。

2.对下属明确分工,让他们做好自己分内的事情。

3.对下属的请示,要立即给予肯定或否定的答复。

4.明确下属的各种责任或权限,让他们有更多的责任感。

5.要想提高下属的工作效率,领导就要身体力行,果断决定,今天的事今天处理完毕,不要让下属觉得必须催促领导,领导才处理。

做到以上几条就可以在一定程度上排除来自下属的打扰,此外,如果不愿意下属打扰自己,自己就不要随意打扰下属。

领导和下属都各自科学安排好时间,在有限的时间内,最大限度地干好各自职责范围内的事,以保证企业整体工作效率的不断提高。

快速处理电子邮件

现在,电子邮件已成为现代办公的重要工具,在足不出户的情况下,能与外地或是本地客户、朋友等交流、传递文件和书稿等,节省了不少时间。

但是,垃圾电子邮件的出现,却耗费了很多宝贵时间。

为了节省自己和别人的时间,要从以下几方面入手,少写垃圾电子邮件:

1.撰写电子邮件一定要认真。

虽然电子邮件没有传统书信那么多格式、称谓等要求,但是,在撰写电子邮件时,态度一定要认真,书写的语言要流畅,不要写错别字、生僻字,内容要简洁,条理要清楚。

2.邮件的标题要具有概括性。

标题是一封电子邮件的标志,大多数网络使用者会先看标题再决定是否打开邮件继续详读内容,所以邮件标题应尽量写得具有概括性,让人一看就知道邮件的主要内容,便于对方快速了解邮件内容。

如写销售策划书,在标题上要写明“销售策划方案”

几个字,让对方打开邮箱看到标题就知道是重要邮件,就会迅速处理这封电子邮件,对销售策划方案提出具体处理意见。

这既不耽误对方的时间,也不耽误自己的工作。

3.收件人要准确。

在发送电子邮件之前,必须确认收信人是否准确,检查对方的邮箱地址是否正确。

如果要转发给相关人员,可以使用“抄送”

功能,但要限制人数,不要随便发给不相干的人。

如果邮件有多个附件,每个附件也都要注明标题。

在发送时要分清哪些是发给上级的,哪些是发给同事的,平时就应该把他们的邮箱地址整理好,这样发送时就快多了。

4.定时收发电子邮件。

为了最大限度地节省时间,上班族最好每天定时查看电子邮箱,除非有非常重要的工作,需要随时查阅电子邮箱邮件,否则不要动不动就去看看有没有新邮件。

也不宜用“来信通知”

这种功能,它会经常干扰、中断自己的工作,工作效率会因此而受影响。

6.使用邮件的标签以及过滤功能。

很多计算机都有邮件标签以及过滤功能。

善用这些功能,一方面能更有条理地管理邮件,另一方面今后查找邮件会更加方便,减少无谓的时间浪费。

7.为私人信件设置一个单独的电子邮箱地址。

告诉那些非业务联系人如朋友、同学等使用这个邮箱地址,这样就可以在家或中午休息时间查看这些私人邮件,避免耽误工作时间。

8.告诉所有发电子邮件的人,让他们知道自己所需要的信息,经过一两个星期,那些没有价值的电子邮件就不会进入自己的电子邮箱,自己也就不会因为看那些无关的电子邮件而耽误时间了。

有效利用通勤时间

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