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会后工作
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会议能否取得成功,不仅在于会前准备是否充分,会中服务周到与否,而且还在于会后工作做得好坏。
一次会议即使进行得很顺利,结束后如不及时做好会后工作,善始而不善终,同样会影响会议效果。
会后工作包括两方面内容:一是整理会议记录、撰写会议简报和会议纪要。
二是会议内容总结、会议文件的立卷归档,会务经验总结以及检查催办等。
以上是会后工作的一般内容,会议工作者要按部就班地逐项做好,不要遗漏,也不要拖延。
1.会议简报
会议记录是会议的原始材料,是会议内容的客观反映,必须完整、准确、工整。
但现场记录速度快,工作紧张,尤其是详细记录,有话必录,记录人员不可能一笔一划,书写工整;有些即席发言的记录,口头语也很多,因此需要对会议记录做整理。
整理时要对会议记录进行全面检查,对错字、别字、漏字、字迹不清的地方要改正和补写,把速记符号变为文字,简写的专门术语也要补充完整;将发言人的口头语改为书面语言;句子不通顺和条理不清晰的地方,要在不改变原意的条件下做适当调整;对会上没有弄清楚和发言者表达不清的地方,要找到有关人员核对。
在整理会议记录的基础上,认真撰写会议简报。
发会议简报是为了交流情况,提高会议的质量。
会议简报要认真地反映会议情况,不夸大不缩小。
文字要简练,篇幅要短小,选择会议中的一些重要问题而不是像记流水账什么都写。
简报印制数量和发送范围应视简报内容而定。
简报发送前,一些重要的发言要送发言者阅览,避免曲解原意。
会议简报编排时,应编上整个会议的总顺序期号,以便将来分类归档。
2.会议纪要
会议结束后,一般要由秘书人员根据会议宗旨撰写会议纪要,并印发给参加会议的有关部门,以便更好地贯彻会议精神。
会议纪要的内容可分为两部分:
第一部分是会议的情况简述。
用简练的语言介绍会议的时间、地点、参加会议的人员,开会的目的,会议讨论的问题以及会议结果,以便人们对会议有整体了解。
这部分内容不是会议纪要的重点,必须写得简明扼要,篇幅不要过多。
第二部分阐发会议主要精神,是今后贯彻执行会议精神的依据。
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