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议事日程通常由会议主席拟定。
在拟定议程时必须考虑下列要点：
·重要的议案或事项，必须列在整个议事日程的前项。
反之，不重要的事项，靠后讨论；
·必须合理分配各项议案或事项的时间，尤其要为重要的事项留出足够的时间；必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间；
·每次会议议程不必太杂，内容不必太长，以提高会议的成效。
必要时可以考虑分两次开会，或分阶段讨论同一个议案；
·议程的目的在于提醒与会者注意，并为开好会议早作准备，所以，议程应提前4-7天交至每一位与会者。
一些企业把会议通知与议程合而为一，同时通知与会者；
·如果会议很重要，在时间允许的情况下，可以事先要求与会者作何种准备，并指定时间提交与会者建议。
归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者；
·提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间；
·会议持续两个小时以上者，应考虑在议程中安排中间休息时间，并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。
5．会场布置
会场布置主要包括会场空间安排，会议座位安排，以及会议用品和设备调配：
·会场空间安排，必须便于与会者进出，并使整个会场格局紧凑与和谐；
·会议座位安排应考虑会议的目的。
会议的目的，不外乎单向传递信息，包括发布新闻、下达指标、作报告、传达精神等；多向讨论问题，包括审议、决议与联谊等；双向沟通交流，包括讲授知识、教育培训、解释某事、提问题与答疑等。
——单向传递信息会议的座位排列方式参阅图5-2。
——双向沟通交流会议的座位排列方式参阅图5-4。
·会议用品与设备调配工作十分细致，关键是要作好登记，以免丢失，或者万一丢失，便于查找，便于购置。
会议用品及设备登记如表5-3所示。
6．会议通知
会议一旦决定召开，应及早印发会议通知单。
通知内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等等。
并且指示与会者尽早给予答复，或返还出席会议的回执，以便会务组统计出席者名单，参阅表5-4与表5-5。
7．会前审核
会议的一切准备工作就绪之后，必须作最后的会前审核，以免出现重大的疏漏。
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