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·与会者是否会妨碍会议总体成效；是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量。
此外，必须有效地控制与会者人数，一般人数越多，与会者的参与意识越弱，会议的效果越差，甚至有负面效应。
所以，人数多于20人，就应该设法分组讨论或设分会场。
2．选择开会时间
不可能找到一个时间，对所有人、对所有会议都合适。
但是，确实需要考虑开会时间的选择，以保证全体与会者能够按时出席。
选择开会时间，要领如下：
·事先作一个调查，把握全体与会者方便的时间段。
任意安排一个开会时间，可能会打乱某些人的日程安排；
·选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精神开好会议；
·避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突，或者避免会议打乱企业工作的正常运行。
保证生产经营活动中的关键人物能有充分的时间作出安排，不致于因出席会议而影响企业效益；
·力求开短会，不要把会议时间拉得过长。
人们能集中精力的时间是很短的，会议时间超过一定限度其效果递减。
如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分成两个时间段。
此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排；有些需要深思熟虑的会议，可以拖后召开。
3．选择开会地点
也许企业内的会议室或办公室是最自然的开会地点，但不一定有助于达到开会的目的。
熟悉的开会地点，往往不利于人们打破原有的思维模式，开创性地出谋划策；易于利用的开会地点，有时难以激发人们的热情，去积极思考和讨论问题。
会议地点的物质条件、文化氛围，会潜在地影响每一个与会者的情绪，进而影响会议的质量。
此外，开会地点的选择，还应考虑下列硬件条件：
·会址必须考虑距离的远近，以及路线、交通上的方便，使与会者能按时到会；
·会场内外能保持安静，并且有良好的通风和照明设施，以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒的头脑，集中精力参与会议；
·会场的空间必须够大，平均每个与会者拥有2平方米为宜。
空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响；
·外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适等等。
4．拟定议事日程
并非所有会议都必须拟定书面的议程，但是，与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项，以便有所准备。
议程即会议的程序表，其中包括会议内容，讨论事项，与会者姓名，各项事宜的时间分配，开会时间和地点等等，参阅表5-1与表5-2。
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