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当然，不是所有文件都可以立即处理完，有的文件所涉及的事情需要用几个星期，甚至几个月时间才能解决，这就需要把这种文件单独列出来，在合适的时候再慢慢处理。
有些文件所涉及的事情重大，必须向上级领导请示或者和其他同事商量才能作出决定，对这样的文件，也要尽早处理，并把自己的意见转告他人。
另外，不要对那些没有价值的文件反复修改。
一位秘书抱怨老板总是过于追求完美，要求他把每封信都要打上三遍草稿，然后再发出去，其实这样做浪费了秘书很多宝贵时间。
最后，管理者要严格要求自己的秘书，确保秘书撰写的文件都能立即发出去，不需要作任何改动。
这样才能减少秘书的工作量，让他们把时间花在那些重要的工作上。
工作时间不闲谈
有效利用时间，是创造最大效益的关键因素。
为什么同样的时间、同样的工作量，有的人能够轻松完成，有的人却只完成了一半？关键原因是有的人上班时间闲聊天，浪费了大量时间，影响了工作。
在上班时间内，常常能听到这样的对话：
“下班后，我们去超市逛逛吧，那里的很多日用品都在打折。”
“听说有个大学副教授生了二胎，被学校辞退了。”
“财务部的经理准备和他的妻子离婚，据说是因为妻子有了外遇。”
“小李买房子啦，据说有一大半购房款是他丈母娘给的。”
……
如果仔细倾听，这些在办公室里窃窃私语的人，他们的谈话内容几乎与手头工作没有任何关系。
当然，他们在谈话时，也就停下了手里的工作。
事实上，上班聊天是最浪费时间的行为，不但影响自己的工作，降低工作效率，还会影响到周围同事的工作。
更重要的是，由于闲聊分散了精力，工作中容易出现差错，给公司造成损失，也会影响自己的发展。
东方是一家商贸公司的职员。
这天上班后，他打开计算机，发现公司的一位客户从东北发来一封电子邮件，信中说他手里有一批大米，每吨30000元，希望东方给他回复一个邮件，说明愿不愿意要这批货，如果要，需要多少，都要在邮件里一一注明。
东方因为不知道这批大米的质量是否有保证，因此只愿意购进少量大米，先进行试销，如果销量好，再另外采购。
可就在他准备回信时，他的同事小玫进来取一份资料。
东方见后，停止写回信，对小玫说：“你今天真漂亮！”
“是吗？”
小玫听到赞美后，非常开心，便索性坐到东方身边，和他聊了起来。
东方很乐意与小玫聊天，一聊就是半个小时。
等小玫走后，他发现离自己必须参加的一个会议只剩下五分钟时间了，会议室在八楼，他的办公室在一楼，他知道电梯坏了没有修好。
这下，东方着急了，他的手指在键盘上飞快地敲击着，想在最短的时间内把邮件写好发过去，却没有发现自己将原本公司需要的100吨大米的“100”
后面多加了一个“0，变成了“1000”
。
后来，所购大米的质量出现问题，根本无法销售出去，结果公司损失了一大笔钱。
经理知道这件事后对东方说：“你可以走人了，我们公司不需要一个对工作不负责、上班时间内只知道闲聊的人。”
就因为东方在工作时间不专心干工作，而与同事闲聊，结果浪费了时间，并给公司造成了巨大损失，自己也尝到了失业的苦果。
由此可见，在上班时专心致志地干自己的工作，不闲谈，不做与工作无关的事，对每个人来说都非常重要，因为只有珍惜时间，才有可能收获成功的果实。
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