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§九、向领导汇报工作的技巧
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作为下属,向领导汇报工作既是职责,也是考验。
在每一项领导所交办的工作完成后,向领导进行必要的工作小结,更是必不可少的工作程序。
但在领导面前,不同的人汇报的效果不同。
下属要向领导汇报工作,无论是采取书面的形式,还是当面口头汇报的形式,都需要掌握以下四个方面的技巧:
1.怎样理清思路
所谓理清思路,是指你在向领导汇报工作之前,就应冷静地对工作过程进行梳理。
至于先说什么,后说什么;哪些问题简略地叙述,哪些问题必须详细地说明,都必须理出一个比较清晰的思路来。
如果,对待一个问题你自己都不能拿出一个比较完整、比较清晰的思路时,事实证明,你是无法或难以说服别人的。
汇报工作也是这样,你如果不事先理清自己的思路,你同样难以有条理地、层次分明地、有说服力地把自己做过的工作向领导汇报清楚。
你在向领导汇报工作之前,特别是在向领导汇报那些重大问题之前,必须先打腹稿,即先在脑海中把要汇报的问题以提纲的形式,列出一个分条目的小标题,记在心中,在汇报时逐条道来。
当然,你也可以把这些提纲写在小本子上,作为向领导汇报工作时的备忘录。
实践证明,拟写提纲是理清思路的最佳方法。
读者不妨一试。
2.如何突出重点
任何一项工作都有自己的重点,即在任何工作程序中各个环节的轻重缓急是不同的。
把握重点,常常意味着抓住了问题的要害。
而这些要害问题又往往关系着企业和领导事业的大局或重大利益。
所以,领导听你的汇报,或看你的汇报材料,他关心的根本问题,就是你对重点问题的处理结果如何。
在具体操作时,你应掌握“事不过三”
的原则。
即在一般情况下员工或下属向领导汇报工作时,每次交谈的重点事项、关键问题,只谈一个或一件,最多不要超过三个或三件。
常常可以见到这种领导人,他们在总结工作或做指示时,一般情况下总是讲“三条内容”
或提“三点建议”
,“希望大家从三方面去做好工作”
。
那些往往把问题、意见或指示归纳为三,而加以罗列的领导人,大多都比较干练,且办事效率相当高。
尽管这不是绝对的现象,但却是一个有趣的现象。
因此,员工或下属在向领导人汇报工作或交谈问题时,注意每次只强调一个问题,只突出一个重点,最多不超过三个问题或三件事情。
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