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§二、做好主管的多重角色
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营销组织像是一艘驶向海洋的船,主管犹如船长。
如何让每位舵手皆能齐心为目标而努力?当你拥有了自己庞大的营销组织网时,恭喜你已经从行销菜鸟变成行销高手了。
但是别高兴得太早,主管可不是好当的。
主管的工作忙碌繁杂,除了做好计划、组织、协调、控制等工作之外,同时还扮演了其他如人际、资讯、决策等各种角色。
所以说主管难当,因为“黑脸白脸都是他”
。
1.没有头绪的忙碌
“主管从事哪些工作?”
大部分的人可能都会回答:“计划、组织、协调、控制。”
然而,若记录主管一天的工作台历,从早上进公司起,开始处理桌上成堆的文件、信函、传真,不断地有电话进来,电话内容可能是客户的咨询,可能是业界同道前来打探消息。
接电话的同时还要一边处理文件,顺便把“垃圾信函”
丢入垃圾筒中,然后又要不断地应对公司内部及外部的来访者。
一下子就到了午餐时间,可能是属员前来讨论一些棘手的问题或者和客户一起用餐。
下午召开业务会议,或前往训练讲座听课,借以吸收一些新资讯,也和同行朋友交流互换消息。
回途路上和同事聊聊新险种或新市场的构想,可能顺道去探视一位刚生育完结的属员,馈赠奶粉、问候对方。
回到公司,电话仍不断响起,再重复一些例行事务。
傍晚,属员来电说需要陪访,立即以专线电话通知公司紧急配合,晚上,可能请客户一起用餐或参加组织固定举办的说明会。
日复一日,以上所举的例子或许就在你我的周围持续地进行着,而大部分情况,主管所从事的工作和所谓“计划、组织、协调、控制”
有多少关联,答案恐怕是少之又少。
另外,我们也常听到一些有关主管日常工作角色的叙述,但与真正的实况有所差异。
观察主管日常的工作,其实只有相当微少的时间在做计划工作,且他们的工作有着相当大的压力,一方面须向上负责,带领属员,另一方面又必须面对冷酷无情的各项业务考核。
一天当中,能独处不被打扰的时间通常不会超过一小时,而这段时间内花在做计划的时间又相当有限。
一般而言,主管的许多计划和新点子大都是储存在脑海中,平常所收集的资讯和竞争对手的动作、业界景气状况、期待属员的能力、公司的其他条件等,都是有利刺激主管形成计划的素材,计划是在日常事务中慢慢酝酿而成的,并非在特定预留的时间内专门地完成。
这样的结果与一个深思熟虑、非常有系统化的计划者有相当大的出入。
有效能的主管是不是都能够通过授权直属组员,而把大部分时间用来计划、分派任务及督导?事实并非全然如此。
主管除了作计划、分派任务、督导及处理例外事件外,有相当多的时间沉浸在日常事务中,甚至也有许多杂务,包括拜访客户、主持或参加组织内所举办的活动、参与情报收集、处理组织内业务或“非业务”
的事。
例如,哪位属员夫妻间闹别扭、无心工作,必须加以安慰辅导,参加公司例行会议,甚至非正式聚会等等。
组织内也有许多事情需要主管自己处理,如:探访住院的同事,参加公司内部及客户的餐会,处理属员内部的冲突或与其他组织间的冲突等等,这些都会花掉主管相当多的时间。
2.主管的角色
(1)人际角色
①部门代表。
主管在正式与非正式的场合,代表组织内的成员。
例如颁奖表扬绩优属员、参加同事的婚礼。
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