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（5）信封的邮戳有时可作证明用，信封需妥善保存。
可在信封上盖个收信日期章，依收信日期排列，直到确信已无用了，再一起销毁。
拆包裹时可用刀子或其他工具。
在拆时，需注意包裹里面是否附有信件，或其他文件。
如果是订购的东西，可取出订单核对，看看寄来的物品是否正确无误，写张核对单给会计部门，通知物品已收到。
拆刊物时先请示主管，对于刊物如何处理。
有些主管希望办公人员先看一遍，然后夹上便条指出主管想看的文章，并标明页数。
随着经验增加，可在阅读文章时，标出重点，准备纲要，以利主管查阅。
如有误投之邮件，必须退回邮局。
如果是已搬走的公司的邮件，知其新地址，可帮忙转过去。
·登记
设立收发登记簿，每日重要邮件，包括来信及去信，都需登记在收发登记簿中，尤其是挂号信、包裹等。
登记簿通常记载来去信件的日期，以备查询。
·分信
来信如以单位为收件人，拆开后应按信件的类别，由各单位接收。
如是个人函件，可直接交由收件人。
如是公事，分信时需注意以下原则：
（1）用红笔勾出信件要点，节省阅读时间。
（2）对于需要回复或需主管指示的信件，可加注边上，供主管裁决。
2．回信事宜
·回信程序
在回信时，必须考虑信件的重要性与时效性。
有些信件只是简单的询问或例行通函，处理比较简单，可直接由办公人员回复。
有些信件，则需请示主管之后，才能回复。
有些甚至必须收集资料，并经主管审核后，才能回复。
要注意的是，不论简单或繁复的信件，在回信时，应仔细阅读，找出该回复事项，及该准备的资料，这样才不会遗漏。
回信的处理程序如下图所示，参阅图5-8。
写信时应把握主管的要求，交代事项不可遗漏，草稿间隔可放宽些，以利主管加入意见或修改。
若已获主管信任，则可直接打好，让主管过目即可签字或盖章，然后发文。
·信函种类
通常由行政办公室起草并寄发的信函，大致有如下十种：
（1）公司内部的备忘笺、便条。
（2）邀请函：邀请参加开会、宴会等。
（3）通告函：通知开业、地址或电话变更等。
（4）恭贺函：恭喜对方乔迁、开业等。
（5）慰问函：对于对方的不幸感到难过，并予慰问。
（6）感谢函：对他人的赠送或服务表示感谢。
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