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谁打电话，谁就是这次电话交谈的主动行为者。
所以要打电话肯定有目的和原因的，或是告知对方某事，或是有求于对方，或是节日问候等。
在拿起听筒前，首先应明确通话后该说什么。
如果通话内容多，就先打个腹稿，尤其给陌生者或名人、要人、上司，给对方以沉着、思路清晰的感觉。
确定自己接通的电话号准确无误时，应立即简要地报明自己的身份姓名及要通话的人名，当对方答应你“稍候”
应握着话筒静候，假如对方告诉你，要找的人不在，切不可鲁莽地将话筒“喀啦”
一下挂断，应道声“谢谢”
再挂机。
在向对方发出邀请或通知对方时，应把话说得简单明确又符合礼仪规范。
假如电话交谈的内容比较多，问明对方，应以商量的口吻再另约时间，或约对方过会儿再打来。
由于话筒传声与面谈有差异，因此，将话筒贴得太近或离得太远都不是好习惯，一般地说，音量以听清对方声音为标准，语速相对平时说话慢些，必要时，可用升调向对方投去友好的“微笑”
，让对方感到亲切，但不可装腔作势，拿腔拿调，夸张爆笑。
那么，打电话的时候，还需要注意些什么呢？
其一，打电话时要简短，而且声音要柔和。
我们不知道别人有多忙，千万不要浪费别人的时间，打电话时要保持柔和、轻松，并尽可能用最短的时间表达你的目的，然后结束。
如果你遵循这个原则打电话，别人会很乐意在办公室里接听你的电话。
其二，打电话时，要注意周围的嘈杂声，例如电话的声响、旁人的谈话，或是你吃东西所发出的声音。
吃喝的杂声进入话筒后会扩大，这会令电话线彼端的人感觉烦躁，不利于你们进一步的交谈。
其三，如果你已经拨了一通电话，但是没联络上，你应重新拨，不管没联络上是谁的不对。
如果你拨错了电话，不要对被你打扰的人发出不悦的声音，“啪”
地挂掉电话。
你应该迅速柔和地表达歉意：“非常抱歉，我打错电话了。
请你不要见怪。”
然后再挂掉电话。
如果你表达了歉意，别人就不会心生愤恨了。
在公共汽车上或其他公共场合打移动电话，要注意声音的控制，不要喋喋不休，语调过响，更不可以大吼大叫，旁若无人。
2.接电话
电话铃响，拿起话筒，首先以礼貌用语，通报自己的单位名称，明确所找的人后，可立即回答，如遇要找的人不在，可婉转回答对方或告诉对方过会儿再打来，对方有重要事可转告或被要求记录下来，应认真予以记录，其中的重点内容再复述一遍，以证实是否有误。
电话交谈结束时，可询问对方，说些客套话，这既是尊重对方也是提醒对方，最后可说“再见”
，一般是在对方放下话筒后再放下自己的话筒。
电话交谈中，要做到投机、合拍、交流愉快，除了遵循的规范礼仪，还要注意交谈中的“忌讳”
，一般注意以下四点：
（1）内容应以双方共同感兴趣、需要商量的事为主，对别人不愿谈及的事或容易引起悲痛伤心的事，应尽量回避，如遇不得已而提及，语言应婉转含蓄。
（2）交谈中避免提及对方的生理缺陷。
俗话说，打人不打人疼处，骂人不骂人短处，当面揭露别人生理上的缺陷，会伤害到对方的自尊。
（3）不应随便议论长者和名人，特别不应把他们的私生活当作谈资，否则给人留下浅薄无聊的印象。
（4）交谈中，如果无意涉及某些话题，刺伤了对方，应立即道歉，请求原谅，这是交谈中应有的风度。
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