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，不论这些信息储存在应用程序中、关系数据库中，还是Web这样的交互系统中。
——强大的工作流软件系统开发平台。
工作流指群体间动态地跟踪或有时序地处理信息流动的工作活动。
如群组计划、日历和数据库、电子报表路由等。
所谓路由是指数据间的动态链接，例如，可能需要根据数据库或数据表格中某个数据域的值或过程的状态通知某人或更新另一个数据库或电子报表，这样，群件平台不仅能够支持用户间的这种文档传送，而且能够链接相关数据库的值，使之能够完成这种复杂的信息关联与流动。
显然，这种工作流软件不是现成的产品，在很大程度上需要用户的二次开发，特别是业务和管理人员这样的最终用户参与的开发，才能真正适用。
所以，群件系统平台也必须是具有功能强大的同时又简单易用的工作流开发平台工具。
各类用户都能够应用快速开发平台来开发、管理和控制办公自动化系统。
其中业务和管理人员能够应用平台建立适合于自己需要的应用软件系统，而专业开发人员也能够应用平台创建更复杂的办公系统软件。
——提供可靠安全保障的系统平台。
由于群体办公系统在应用上的时空特性，安全保障问题十分突出。
目前在世界上广泛应用的群件系统，如LotusNotes提供以下四个级别的安全技术保障：
a．鉴别。
是指对访问系统资源的用户身份进行的核查，只有通过核查的用户才能进入系统。
b．访问控制。
除了对用户身份的鉴别外，系统还对访问权限进行控制。
系统详细规定谁有权访问什么资源，以及访问方式的级别。
例如，对数据的读、写、删除、拷贝等方面的权限的严格控制。
这些控制深入到服务器、数据库、文档及文档中的数据域。
针对不同身份的用户，其权限有具体的规定。
c．文档与数据域的加密。
对数据域的加密适用于多人共享文档中的某些特别敏感部分的数据，因此，通过对其加密使得只有经准许的用户才能读取这些信息。
显然，这种保密的专指性要强于访问控制。
d．数字签名。
使用户可以验收所收到的信息是否是指定发送者送出的。
·办公自动化系统的安全与保密
（1）影响安全保密的因素与安全标志
办公自动化系统的安全保密因素包括系统的软、硬件设备，存储介质等方面的物理保护和计算机安全保密问题。
它涉及环境场地的技术要求、设备安全、软件安全、供电安全、空气调节规范、电磁屏蔽技术、防水灾、防风暴、防震、存储介质管理、机房管理等。
安全隐患一般来自下列几方面：
——人为失误或设计错误。
指因人为失误和设计错误使得内部人员进行未经授权许可的活动，外部的恶意破坏者得以进入系统。
——自然灾害或环境破坏。
指因自然灾害或环境因素恶劣而对信息设备及其备份系统造成破坏。
——病毒。
病毒、蠕虫软件（搜索系统用户名和口令字的匹配）和其他具有破坏性的软件，会通过借来的磁盘、预先打包的软件，甚至通过与其他网络的连接进入网络。
——恶意破坏软件。
指应用计算机动态地进行破坏的行为，如有目的地编写病毒程序、侵入其他计算机网络和采取破坏系统软硬件的行为等。
这很像是人类战争行为的活动，其破坏性远远超过现在的计算机病毒的能力。
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