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惰性会让我们拖延,无序性又会导致我们的大量时间被浪费。
而严谨的时间表则将进程与进程紧密衔接起来,这样人在事务与事务之间的松懈、思考就会被省略掉。
这对高效完成一项工作至关重要。
2.可观、可测、随时调取
如果时间表制订得严谨、客观,那么目标的进度就会落实在一张表上,这样进度就会可观、可测。
项目的管理者可以腾出更多的时间来处理其他更多、更重要的事情,而不用天天盯着这个项目,也不用时不时地查看下属的状态等。
有了时间表,你只需要在当中选取几个关键的时间节点,到了选定的时间节点后,向执行者询问项目的进展情况和已完成部分的质量情况就可以了。
3.有问题及时发现、及时解决
通过时间表,目标的进度就可观、可测,你可以不用天天盯着进度了。
同时,你也就不用天天待在下属身边监督他们的工作状态。
按照时间表上的进度,你可以随时实施观测。
一旦进度和时间表不一致,那就需要及时介入查找出现问题的原因所在——可能是下属的能力问题,可能是制订目标前期考虑不周的问题,也可能是临时出现的不可预知的问题。
不管是哪种原因,只要我们及时介入并立即采取相关的措施,问题就能随时得到解决。
问题解决之后,再对下属施以激励,就不会对整体进度造成太大的影响。
所以,在执行过程中,已经制订好的时间表尽可能不做改动,这是保证进度的重要原则。
但是,一个客观的事实是,不管我们设置了多么科学、合理的目标,也不管我们在实施目标之前做了多么周全的考虑,在具体执行的过程中还是会突发各种情况。
所以,制订的时间表在保证客观、严谨的基础上,还得富有弹性,要给各种突**况留出缓冲的时间。
否则会有两方面的弊端:
一方面,时间表毫无弹性,会给执行者带来巨大的压力。
一旦遇到突**况,这种过大的压力就会让下属产生抵抗情绪。
在这种情况下,他们能想出无数个让任务停滞不前的借口。
另一方面,时间表毫无弹性会让下属克服困难的毅力非常脆弱,从而失去补救的机会。
时间表原本能够适当给下属带来紧迫感,让他们工作更加高效。
但是,如果一点儿弹性都没有,下属只要遇到困难,就不再考虑解决问题,也不再尽力追赶,他们不管怎么努力都无法按期完成任务,干脆就放弃努力好了。
由一个故事开始,我们认识了在目标和现实之间有个高效的转化工具:时间表。
客观、严谨的时间表通过自身的几个功能,可以初步甄别出目标的可行性,并把可行性较高的目标转化为现实。
只要我们认真对待这个高效的工具,它就会在我们修定目标、实现目标、发挥目标激励功能的过程中起到非常重要的作用。
最后,我们再把时间表的几个作用做一下总结和回顾:
1.时间表可以帮助我们有效甄别目标的可行性。
2.时间表会让我们拥有更多的时间来实现目标。
3.时间表可以把目标的进度变得可观、可测,可以为项目管理者节省大量的时间。
4.时间表可以让我们及时发现实现目标的过程中出现的问题,并及时解决。
需要强调的是,制订时间表需要同时满足几个条件:客观、谨慎、富有弹性,这几点非常重要。
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