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每一天都按时间划分,每完成一件工作,就记录下完成工作的内容和所花费的时间。
然后,仔细分析这一周的时间是否利用合理,工作精力是否充沛。
一周之后,分别记录各项工作所花的时间,检查体能现状,是上午体力好还是下午体力好?如果有规律可循,可以考虑在体力最好的时候做最重要的工作。
想一想自己在精力最旺盛的时候是在网上聊天,还是在全力以赴地干工作?有哪些工作可以做得更快、更有效率?通常将多少时间花费在不重要的工作上。
在把时间利用是否得当搞清楚之后,就会在今后的工作中改变时间利用方式,努力提高工作效率。
3.行动
根据计划所列的先后顺序迅速、果断、有效率地采取行动,就可以把因迟疑、拖延所带来的压力一扫而光。
要主动掌控时间,多做节省时间的事情。
要与拖拉习气作斗争,努力做到以下两点:
(1)定出期限。
即使计划中没有时间限制,也要为自己规定一个期限,期限一到,回过头再去看看自己究竟做了多少工作,这时也许会吓一跳。
所以,在每一个期限结束时,都要总结自己究竟做了多少事。
(2)删减细枝末节。
要注意因事情停止和重新返工而浪费掉的时间和精力。
要学会在某段时间内集中精力做好一件事,在不得已需要放下一件事情的时候,至少也要提出弥补解决该事情的办法。
这样,就能使自己养成一种良好的工作习惯,这种工作习惯就会为成就将来打下良好的基础。
效率来源于事先规划
我们知道:合理的计划可以让我们事半功倍。
如果说实干是汽车的发动机,那计划就是汽车的导航仪。
脱离了导航仪,汽车固然可能到达目的地,但中间难免会走弯路,浪费了精力和时间。
只有照着计划前进,才能快速有效地实现目标。
没有任何事比事前计划更能把时间作生产性的运用。
研究证实了一项常识:用更多的时间为一项工作做事前计划,做这项工作所用的总时间就会减少。
计划可以分为两种:长期的计划与短期的计划。
长期性的工作常让你很头疼,因为它们往往难以预期,一开始认为可以很快完成的工作,最后可能不但必须延期,还耗费了你很多精力。
对待长期的计划,有以下几点:
第一步,设立总的目标。
这一步的关键在于不仅要把观念或信条确定下来,而且要使其具体化,将总目标分解细化,使其成为指导工作的方针和努力的方向。
第二步,进行预测。
在进行计划时,要考虑对客观环境的分析预测,离开了客观环境,长期发展计划则无异于沙上建塔,空中造楼。
尤其当计划延续的时间很长时,要注意分析客观环境的变化。
第三步,设立阶段计划,把长期的工作分割开来。
由于长期性工作费时费力,人们容易失去工作的诱因,因此自己设定几个进度,并规定好它们的截止时间,反而是更有力的自我激励的方式。
第四步,每周订下固定的若干时间专门处理长期性的工作。
刚开始不要订下太长的时间,否则容易引起自己的挫折感,应该积少成多,逐渐有成。
第五步,事先找出下次工作时的重点。
知道下次工作的重点,一直有意识或无意识地想到它,等到下次真正要工作时,就会很熟悉。
第六步,养成固定的工作习惯。
如果事先规定自己每周或每天的某个时候,必须从事哪些花费多时的长期性工作,久而久之,一到那个时候就会主动地空出时间去做它,这就是习惯的力量。
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